20 Nov Gestion de projet : les étapes clés pour réaliser votre rétroplanning
Une des méthodes très prisées et qui ont fait preuve de leur efficacité, le rétroplanning projet est très sollicité dans le management d’une équipe et dans la planification de projet. Si, parfois, les collaborateurs éprouvent une certaine impatience, voire une lassitude en considérant le long chemin à faire pour atteindre l’objectif, le rétroplanning projet permet de les motiver grâce à son concept. Pour mieux le maîtriser, on va essayer de le connaître davantage.
Qu’est-ce qu’un rétroplanning projet ?
Un rétroplanning projet, contrairement au planning classique, est une méthode inversée dont l’échéancier commence à la date de la fin du projet. Le planning est donc basé sur un compte à rebours à partir de cette échéance. En d’autres termes, le rétroplanning est un planning qui va partir de la fin du projet et remonter au fur et à mesure pour être sûr que l’objectif est atteint à temps.
Quelle est la démarche à suivre pour créer un rétroplanning projet ?
L’approche pour la réalisation du rétroplanning projet se fait en plusieurs étapes jusqu’à ce qu’il soit opérationnel. Il est seulement à noter que, même si le montage d’un rétroplanning projet est différent, les éléments y inclus restent les mêmes que pour les plannings classiques. Essentiellement, on part du livrable avec un rétroplanning projet.
La définition des tâches à réaliser
La première étape pour la conception de cet outil est de recenser les tâches qui vont composer le planning. Le projet se divise en tâches qui, elles-mêmes, seront subdivisées en sous-tâches. Il faut noter que si l’on part de l’objectif principal, on sera plus sûr de n’oublier aucune tâche. On recommande de les détailler le plus possible pour optimiser l’efficacité du dispositif.
Pour mieux se retrouver, on préconise l’utilisation de nomenclature qui permet de définir chaque tâche. Afin de faciliter la lecture du rétroplanning, l’utilisation de numéro ou de lettre pour identifier les tâches et de le relier au nom du responsable est conseillé.
La répartition des tâches à des responsables
Les tâches et les sous-tâches sont maintenant spécifiées et recensées, il faut passer à la prochaine étape. Cette seconde étape consiste à définir les responsables de chaque tâche et sous-tâche. Le Chef de projet aura alors à assigner les rôles à une équipe en ayant connaissance de la compétence et de la faiblesse de chaque collaborateur.
Dans cette étape, il ne faut pas s’arrêter sur celui qui exécutera la tâche, mais il faut également préciser le responsable auquel la mission est affectée, celui ou ceux que l’on doit consulter pour mieux accomplir la tâche, et les acteurs à informer sur l’achèvement de la tâche et sur l’avancée du projet.
L’estimation de la durée de chaque tâche
Les tâches, les réalisateurs et toutes les personnes qui sont concernées par le projet sont connus, l’estimation du temps de réalisation de chaque tâche est maintenant à définir. Pour cette étape, il faut partir des délais estimés pour chaque tâche afin de pouvoir définir le temps d’exécution du projet dans sa totalité.
Pour avoir une estimation la plus réelle possible, il faudra également connaître la compétence de chaque collaborateur et de toute l’équipe. Afin de mieux déterminer une échéance très près du concret, on recommande d’adopter trois estimations, à savoir :
- Une estimation probable
- Une estimation optimiste
- Une estimation pessimiste
A l’issue de ces estimations, on peut aussi procéder à l’estimation des ressources comprenant les moyens humain, matériel et financier.
La gestion des liens entre les missions avec le diagramme de PERT
Les tâches qui sont recensées seront rangées par ordre chronologique. Dans cette étape, on procède également à établir les liens entre les tâches, car il est à noter que les tâches peuvent être interdépendantes. Certaines tâches ne peuvent être entamées qu’après que les précédentes sont achevées.
Le diagramme de PERT ou Program Evaluation and Review Technic est le dispositif qui permet d’expertiser la progression du planning. Le diagramme de PERT est aussi utile pour déterminer le chemin critique du projet.
La composition effective du rétroplanning
La dernière étape consiste à construire le diagramme de Gantt, un autre outil de management. C’est à partir des informations et des données recueillies pendant les quatre premières étapes que le diagramme de Gantt est conçu. Le Chef de projet transpose alors toutes ces données sur des tableaux qui composent le diagramme de Gantt en en créant un.
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